Huishoudelijk Reglement
Goudse Tennis en Padel Vereniging Ad Astra
Rechten en verplichtingen van de leden
Artikel 1
De leden zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding en - schoenen te dragen.
De leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, inschrijvingskosten te voldoen vóór 20 maart van het desbetreffende verenigingsjaar. Een verenigingsjaar loopt van 1 januari tot 31 december.
Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloeien.
Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.
De leden zijn verplicht veranderingen in hun adres ten spoedigste schriftelijk aan het secretariaat op te geven.
Artikel 2
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn of deel te nemen.
Introduceren
Artikel 3
Introductie is alleen toegestaan op werkdagen van 09.00 uur tot 17.00 uur en in het weekend van 09.00 uur tot 23.00 uur. Introductie is niet toegestaan op dagen dat (jeugd)-competitie wordt gespeeld en tijdens toernooien/kampioenschappen.
Introducés mogen slechts onder geleide van leden van de accommodatie gebruik maken, behoudens de bevoegdheid van het bestuur afwijking van dit voorschrift toe te staan in bijzondere gevallen.
Voor een door introducés aangerichte schade, is aansprakelijk het lid, door wie de introductie heeft plaatsgehad. Het bestuur is bevoegd aan iedere introductie terstond een einde te maken, alsmede een termijn te bepalen, binnen welke dezelfde persoon niet andermaal zal kunnen worden geïntroduceerd op grond van de houding of gedragingen van de betrokkene gedurende de tijd van zijn introductie op de bij de vereniging in gebruik zijnde banen of tijdens het gebruik van aan de vereniging toebehorende of onder haar berusting zijnde goederen of wanneer de introducé de belangen van de vereniging op andere wijze heeft geschaad.
Ad Astra diensten
Artikel 4
Ieder lid dat de 18-jarige leeftijd heeft bereikt is verplicht tot het enkele malen per seizoen vervullen van bardiensten volgens een door het bestuur of een daartoe aangestelde commissie opgesteld dienstrooster.
Ereleden, leden van verdienste, wachtleden, niet-spelende leden, leden van het bestuur, leden van door het bestuur ingestelde permanente commissies zijn niet verplicht bardiensten te vervullen.
Leden die bardienst vervullen onderwerpen zich aan de huishoudelijke regels die door het bestuur of een daartoe door de het bestuur aangestelde commissie zijn vastgesteld.
Bestuursvergaderingen
Artikel 5
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle bestuursleden bij elk agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke (per gewone post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen vóór de datum van de vergadering. Bij de oproeping wordt tevens vermeld of toepassing wordt gegeven aan de mogelijkheid om door middel van een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de vergadering en eventuele aanvullende voorwaarden die daarbij gelden. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen indien tenminste de helft van het aantal zittende bestuursleden aan de bestuursvergadering deelneemt. Indien de stemmen staken is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
Algemene vergaderingen
Artikel 6
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.
Artikel 7
De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending van de uitnodiging door tenminste vijf leden schriftelijk bij de daartoe aangewezen persoon is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
De uiteindelijke agenda wordt door de algemene ledenvergadering direct na de opening definitief vastgesteld.
Artikel 8
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
Artikel 9
De voorzitter, of diens vervanger zoals bedoeld in artikel 18, eerste lid, van de statuten stelt de orde van de vergadering vast en heeft het recht de discussie te sluiten, wanneer hij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht. Wanneer een lid of enkele van de aanwezige leden dat verzoeken, wordt een voorstel in stemming gebracht. De voorzitter heeft het recht de vergadering te verdagen. Hij heeft in het geval van wanorde het recht de vergadering te schorsen of te sluiten.
Commissies
Artikel 10
De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie.
Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het orgaan dat hen heeft benoemd.
Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van elke commissie worden geregeld of gewijzigd.
De commissies kunnen te allen tijde door de algemene vergadering worden ontbonden.
Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door de algemene vergadering worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 11
De kascommissie, als bedoeld in artikel 14, lid 4 van de statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor de overeengekomen duur, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Artikel 12
Het bestuur stelt ten minste de volgende commissies in, bij voorkeur bestaande uit een oneven aantal leden:
- een Technische Commissie voor de coördinatie van het seniorentennis;
- een Jeugdcommissie voor de coördinatie van het juniorentennis;
- een Barcommissie voor de exploitatie en het beheer van de bar- en kantinefaciliteiten;
- een Accommodatie Commissie voor het beheer van het clubgebouw, de tennisfaciliteiten en van de overige (on)roerende zaken van de vereniging;
- een Communicatiecommissie voor het verzorgen van digitale informatie naar de leden en de verenigingswebsite;
- een Sponsor Commissie voor de werving en het behoud van leden en sponsors.
Het bestuur stelt per door haar ingestelde commissie een taakomschrijving vast, waarin de rechten en plichten van de commissie geregeld worden.
Het bestuur benoemt voor elk van de in artikel 26 lid 1 genoemde commissies een contactpersoon vanuit het bestuur, die gerechtigd is alle commissievergaderingen bij te wonen en volledig in de commissie te participeren.
De commissies dienen van elke commissievergadering notulen of tenminste een besluitenlijst op te maken en deze ter kennis te brengen van het bestuur.
Besluitvorming
Artikel 13
Indien een aan de orde gesteld voorstel geen stemming behoeft van de stemgerechtigde leden, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.
Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot schriftelijke stemming overgegaan. Volmachten dienen voor het begin van de stemming bij de voorzitter te worden gedeponeerd.
Deze volmachten dienen in ieder geval te bevatten: naam en adres van de volmachtgever en de naam van de gevolmachtigde, aard en datum van de vergadering. Volmachten moeten worden ondertekend door de volmachtgever. De voorzitter doet mededeling aan de vergadering over het aantal volmachten.
Artikel 14
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes of een andersoortige anonieme (digitale) stemmingstool. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje of in de anonieme (digitale) stemmingstool iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld.
Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Bestuur
Artikel 15
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft in de bestuursvergaderingen één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. Elke drie jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Voorzitter, secretaris en penningmeester, dan wel twee van hen, treden nooit in hetzelfde jaar af. Jaarlijks treden de in artikel 11 lid 15 van de statuten genoemde adviseurs af. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 16
Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald. Indien de vereniging wordt aangesproken voor schade, welke door een lid aan derden dan wel aan eigendommen van derden is toegebracht, is de vereniging gerechtigd die schade op dat lid te verhalen.
De vereniging draagt generlei verantwoordelijkheid voor de eigendommen van leden en/of derden, welke in het clubgebouw en op de terreinen van de vereniging aanwezig zijn.
In de algemene ledenvergadering zal jaarlijks vaststelling plaatsvinden van het bedrag, waartoe het bestuur gerechtigd is rechtshandelingen te verrichten, een en ander zoals bepaald in artikel 11 lid 3 sub c van de statuten.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 17
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
- namen en adressen van de in artikel 5 lid 1 van de statuten bedoelde personen;
- presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
- de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens. De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.
Aanmeldingsformulier
Artikel 18
Op het aanmeldingsformulier dient te worden vermeld: voornaam, achternaam, geslacht, adres, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit en overige contactgegevens, waaronder minstens één telefoonnummer en gewenst lidmaatschap. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten spoedigste aan de daartoe aangewezen persoon door te geven. De vereniging kan de persoonsgegevens van de leden binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid. Het secretariaat deelt het kandidaat lid mede, wanneer zijn lidmaatschap kan ingaan. Wanneer het maximum aantal leden, zoals bedoeld in artikel 10 is bereikt, worden aanmeldingen op een wachtlijst geplaatst, waaruit de toelating door het bestuur geschiedt, met inachtneming van de volgorde van aanmelding en met inachtneming van een voorkeur voor gezinsleden van leden. De verhouding tussen de aantallen leden in de verschillende categorieën als bedoeld in artikel 5 van de statuten, wordt jaarlijks door de algemene ledenvergadering vastgesteld. In geval van plaatsing op de wachtlijst wordt hiervan door de secretaris aan het kandidaat lid mededeling gedaan.
ALGEMEEN
Artikel 19
De verenigingskleuren zijn groen/zwart/wit. De vereniging voert een embleem, zoals op de omslag van de statuten en het huishoudelijk reglement rechtsonder is weergegeven.
Artikel 20
Door het bestuur worden de speeltijden en de baanindeling vastgesteld. Het bestuur kan oefen- en/of speeltijden voor bepaalde groepen vaststellen.
Slotbepalingen
Alle leden kunnen kennisnemen van de statuten en dit reglement via de website van de vereniging. Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 23 februari 2023.